Le stockage des documents comptables obéit à des règlements régis par la législation. Dans cette optique, le règlement comptable est simple. Tout dossier envoyé et reçu par la société dans l’exercice de son activité doit être gardé. Ainsi, des durées minimales existent selon les types de dossiers. Ces délais minimums n’empêchent pas la structure de garder certaines pièces plus longtemps, et ce, via un archivage intégral.
Imposition des durées de conservation
Ces délais de stockage des dossiers sont imposés aux sociétés pour donner à l’administration la possibilité d’effectuer des vérifications à postériori. Cela permet de contrôler toutes les informations qui ont été déclarées par le passé. La raison principale de conserver les documents comptables c’est de les servir comme preuve concrète au moment des contrôles fiscaux.
Généralement, la loi prévoit pour tous les justificatifs comptables, un délai de conservation de dix années. Ce règlement est en effet valable pour les livres comptables obligatoires comme le livre d’inventaire, le grand livre, le livre journal. Ces pièces doivent être gardées durant dix ans après le moment de la dernière opération comptable enregistrée. Dans le même cadre, les comptes annuels qui regroupent l’annexe, le compte de résultat et le bilan, avec les justificatifs de l’activité telle que les factures, les bons de réception ou encore les bons de commande doivent être préservés en version originale durant dix années à partir de la fin de l’exercice comptable Ixelles.
Pour ce qui est des dossiers juridiques, sociaux, fiscaux et commerciaux, d’autres délais sont applicables à ce sujet. Il s’avère en effet primordial de stocker durant cinq ans un dossier bancaire (relevé bancaire, talon de chèque, etc.) et durant six années l’ensemble des communications liées à la cotisation foncière des sociétés, à l’impôt sur les sociétés et sur le revenu.
Comment bien garder des documents comptables dans le temps ?
Votre établissement peut stocker les pièces comptables durant le délai minimum imposé sous format papier ou par voie électronique. La conservation de manière numérique indique une alternative pour éviter les pertes. Dans tous les cas, elle vous permet une réelle sécurité. Vous avez la possibilité de vous orienter vers des services de conservations de données en ligne comme les coffres-forts numériques. Vous pouvez aussi adopter un dispositif de sauvegarde complet. Les atouts offerts par cette option sont divers : risque de dégradation ou de perte des documents limité, accessibilité facile et simple en cas de besoin, partage de dossier simplifié et bien d’autres encore.
Il faut toutefois remarquer que si vous fixez votre choix sur la sauvegarde exclusive des copies de vos justificatifs comptables en version numérique, ceux-ci doivent respecter quelques conditions indispensables pour qu’ils soient la même valeur et la même fiabilité que le dossier authentique.
Afin de générer des duplications numériques ou pour numériser les dossiers comptables, le procédé le plus utilisé est la production des informations relatives à la copie. Cela présente l’avantage d’assurer l’intégrité de l’empreinte électronique. Cela rend également la sauvegarde de la copie sans pour autant l’altérer.
De lourdes sanctions sont appliquées dans le cas où ces obligations de sauvegarde ne sont pas respectées. Ce n’est pas tout, vous êtes tenu à prendre en compte des dossiers comptables réguliers afin de vous protéger en cas de désaccord avec un fournisseur ou un client. Ces documents peuvent être servis de preuve.
Enfin, si vous souhaitez ne pas manquer à aucune de vos obligations de stockage de vos dossiers comptables, plus précisément de toutes les pièces justificatives commerciales ou encore des documents liés à la vie de votre établissement, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un comptable Ixelles. Indépendant, cet expert rend la gestion de ces documents faciles grâce à ses compétences.
Poster un Commentaire